5 prostych sposobów na poprawę bezpieczeństwa danych w Twojej firmie
Chronienie informacji przed wyciekiem, kradzieżą lub zniszczeniem jest kluczowe dla utrzymania zaufania klientów, zabezpieczenia finansów oraz ochrony reputacji firmy. W dobie cyberprzestępczości, która rozwija się z coraz większą prędkością, zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych jest bardziej istotne niż kiedykolwiek wcześniej. W tym artykule przedstawimy 5 skutecznych sposobów na poprawę bezpieczeństwa danych w Twojej firmie.
Czym właściwie jest bezpieczeństwo danych?
Myśląc o bezpieczeństwie danych często skupiamy się na tym, czy mogą je odczytać jedynie wybrane osoby.
W świecie RODO musimy spełniać szereg regulacji prawnych, ale pamiętajmy, że to przecież nie wszystko. Zagrożeniem może być również modyfikacja lub usunięcie części czy nawet całości pliku.
Nie zawsze takie rzeczy dzieją się celowo, czasami są efektem przypadku. Na przykład kot wskakujący na klawiaturę… i cyk, plik z budżetem na cały rok usunięty. Masz kopię, super. Nie masz kopii? Biedny kot…
Oto 5 sposobów na poprawę bezpieczeństwa danych w Twojej firmie. Pamiętaj, że bezpieczeństwo to praca Twoja, Twojego administratora i wdrożonych systemów. Wiele osób ma dostęp do danych, więc konieczne jest panowanie nad ich ruchem i modyfikacją.
1. Zinwentaryzuj swoje dane
- Musisz wiedzieć jakie pliki (dane) znajdują się w firmie. Podziel je wg zawartości. Zazwyczaj do jednego typu danych dostęp powinna mieć wskazana grupa.
- Dowiedz się, gdzie te pliki są. Często ważne dane znajdują się w nieodpowiednich miejscach np. na komputerze głównego księgowego lub kadrowej. Wystarczy zalać komputer kawą i katastrofa murowana…
- Jakie pliki są używane? Inaczej chroni się dokument zapisany w formacie MS Word a inaczej plik nieedytowalny, oba są ważne!
2. Utwórz grupy dostępu
- Jak już wiemy jakimi danymi dysponujemy, musimy wiedzieć kto ma możliwość ich odczytu, edycji, usuwania. Przygotuj listę pracowników z przypisaniem ich funkcji w firmie.
- W porozumieniu z administratorem IT stwórz strukturę organizacyjną i przygotuj grupy, które będą zawierały osoby z imienia i nazwiska wraz z informacją do których folderów i plików mają mieć dostęp. Określ jaki dostęp – czy tylko odczyt czy również edycja?
3. Stwórz strukturę repozytorium
- To działanie zleć administratorowi, który przygotuje odpowiednie rozwiązanie i odda Tobie do weryfikacji.
- Dobra struktura powinna zawierać możliwość szybkiej i sprawnej modyfikacji, dodawania lub usuwania elementów – grup, folderów, plików.
- Upewnij się, że dostęp do nowej struktury jest łatwy i intuicyjny, a każdy pracownik będzie wiedział, gdzie są pliki, na których codziennie pracuje.
- Ustal procedurę weryfikacji zmian – nie ma nic gorszego niż poirytowany pracownik, który musi szybko dostać się do określonego folderu a nie może. Kto może na to wyrazić zgodę, komu wysłać prośbę o taki dostęp, czyje polecenie administrator ma wykonać – to wszystko musi być jasno określone.
4. Włącz wersjonowanie
- Włącz na swoim repozytorium wersjonowanie dokumentów. Dzięki temu będziesz mógł sprawdzić jakie zmiany zostały na pliku zrobione, przez kogo i kiedy. Przy wykorzystaniu mechanizmów Microsoft 365 będziesz mógł porównać wersje ze sobą, otworzyć wybraną wersję pliku z historii, przywrócić ją jako nowy dokument. Wersjonowanie daje dokładną informację o edycji pliku przez pracowników.
5. Uporządkuj kosz 
- Włącz funkcję kosza. Oczywiste? Widzieliśmy już nieraz, że czasem nie 😉 Dzięki temu pliki nie są usuwane z repozytorium a jedynie zmieniają swoje miejsce.
- Kosz w usłudze Microsoft 365 ma 2 poziomy. Z kosza pierwszego poziomu pracownik może samodzielnie plik przywrócić, jeżeli usunął go przypadkowo. Poziom drugi jest widoczny tylko dla upoważnionej osoby i umożliwia przywrócenie usuniętego pliku do 90 dni od jego usunięcia.
- Microsoft 365 umożliwia również wysyłanie powiadomień o usuwanych plikach do wskazanych osób, dzięki temu zawsze wiesz co się dzieje z plikami firmowymi.
W 2023 roku bezpieczeństwo danych to podstawa. Pamiętaj jednak, że ten krótki poradnik to tylko podstawowe rozwiązania, które powinny być wdrożone w każdej firmie. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o poprawie bezpieczeństwa na szeroką skalę, daj nam znać! Na bezpłatnej konsultacji z przyjemnością zasugerujemy, co jeszcze możesz zrobić dla bezpieczeństwa swoich danych!
