Wersjonowanie w Microsoft 365

Co to jest wersjonowanie ? Do czego służy wersjonowanie ? Jak porównać dokumenty dzięki wersjonowaniu ?

Na te wszystkie pytania odpowiem w poniższym artykule. Zapraszam do zapoznania się z jedną z najważniejszych funkcji SharePoint’a.

Wywołanie hitorii wersji jest możliwe z poziomu pliku, prawy przycisk na nazwie pliku lub kliknięcie w opcje 

Co to jest wersjonowanie ?

Wersjonowanie w Microsoft 365 / Office 365 to niezwykle przydatna funkcja, o ile jest włączona. Po aktywacji wersjonowania na danej bibliotece lub liście uzyskujemy pełny obraz tego, co z się z danym dokumentem dzieje. W tym artykule skupimy się na plikach docx czyli dokumentach Word.

Wersjonowanie dokumentu oznacza że każda modyfikacja dokumentu w bibliotece tworzy jego kolejną wersję. W bibliotece zawsze widoczna jest najnowsza wersja i na niej odbywa się praca.

Kiedy jest tworzona kolejna wersja dokumentu ? Otóż w następujących sytuacjach:

  • gdy dokument jest stworzony
  • edycja treści i zapisanie dokumentu, kliknięcie w przycisk zapisz
  • gdy plik jest przekazywany
  • okresowo, w czasie kiedy dokument jest edytowany, ale pamiętajcie że nie wszystkie zmiany to osobna wersja !
  • kiedy inny współpracownik rozpoczyna pracę nad dokumentem

Nowa wersja NIE JEST tworzona kiedy dokument zostanie otwarty i nie doszło do edycji treści – tylko odczyt.

Wersjonowanie jest dostępne we wszystkich miejscach gdzie dana biblioteka jest dostępna, przez witrynę SharePoint, przez OneDrive, przez zsynchronizowaną bibliotekę w eksploratorze plików w Windowsie, czy też bezpośrednio w dokumencie.

W historii wersji widzimy poszczególne wersje, datę ich wykonania i osobę która dokonała zmian.

Do czego służy wersjonowanie ?

Przede wszystkim jest to zabezpieczenie dokumentu. Możemy się cofnąć do starszej wersji pliku np. wtedy kiedy najnowsza wersja jest uszkodzona, ktoś usunął zawartość dokumentu, czy też modyfikacja była zbyt obszerna i chcemy przywrócić pierwotny układ czy zawartość.

Bardzo istotną funkcją jest monitorowanie. Otrzymujemy pełną o informację o przebiegu pracy nad danym dokumentem. Widzimy kto, kiedy pracował na dokumencie. Możemy dokładnie zweryfikować jakie zmiany zostały wykonane czy też przywrócić wersję, które nas interesuje. Każdą z wersji możemy wyświetlić i ją zobaczyć, bez potrzeby jej przywracania.

Opcje jakie mamy dostępne do starszej wersji to widok, przywróć i usuń.

Jak porównać dokumenty dzięki wersjonowaniu ?

Wspaniała rzecz ! Naprawdę.

Możemy porównać różne wersje dokumentu i w prostym i czytelnym układzie zobaczymy różnice pomiędzy wersjami. Czy może być coś piękniejszego dla osób spędzających dużą ilość czasu na pracy na dokumentach ? Jeżeli weźmiemy pod uwagę że Microsoft 365 daje nam możliwość współpracy na jednym pliku wielu autorów to porównanie wersji rozwiązuje dużo problemów.

Zobacz, krok po kroku, jak takie porównanie wykonać:

Otwieramy dokument w aplikacji Microsoft Word.
Przechodzimy do sekcji "Recenzja"
Klikamy w opcję "Porównaj"
Wybieramy opcję porównania "Określona wersja..."
Następnie wybieramy którą, poprzednią wersję chcemy porównać do aktualnej
... i otrzymujemy widok dwóch wersji, w lewym oknie widzimy różnicę w wersjach, 
w środkowym aktualną wersję z oznaczonymi na czerwono zmianami w porównywanych wersjach, 
natomiast w prawej części otrzymujemy widok oryginalnych wersji.

Podsumowanie

Wersjonowanie dokumentów Word w pakiecie Microsoft 365 jest dużym ułatwieniem, nie tylko dla autorów, ale również dla osób zarządzających. Dzięki pokazanym funkcjom, jak monitorowanie, podgląd wcześniejszych wersji, porównanie wersji, mocno zostaje rozbudowana funkcjonalność zwykłego pliku Word. Zaznaczam również że wersjonowanie nie jest zamiennikiem opcji rejestracji zmian, te funkcje działają równocześnie, możemy mieć wiele wersji pliku docx z włączoną rejestracją zmian.

Ważną cechą jest możliwość wykorzystania wersjonowania nie tylko przy pracy przez stronę internetową ale również z innych miejsc, jak OneDrive czy sam dokument.

Nie bez znaczenia pozostaje również bezpieczeństwo tego pliku, możliwość cofnięcia się do ostatniej wersji w przypadku uszkodzenia aktualnej, w ten sposób minimalizujemy ryzyko związane z utratą cennych godzin poświęconych na redagowaniu dokumentów.

Profesjonalne wsparcie informatyczne Twoich pomysłów – zapraszamy do kontaktu